Kontrakt B2B to w polskim IT standard: zakładasz JDG, podpisujesz umowę ze software housem, agencją albo bezpośrednio z klientem — i co miesiąc wystawiasz fakturę. Papierologia jest niewielka, ale powtarzalna, a błędy na fakturze potrafią opóźnić przelew. Zebraliśmy w jednym miejscu wszystko, co programista (i każdy specjalista IT na B2B) powinien wiedzieć o swoich fakturach.
Jak wygląda fakturowanie na kontrakcie B2B
Typowy rytm jest prosty: koniec miesiąca, podliczasz dni albo godziny, wystawiasz jedną fakturę z pozycją w stylu „usługi programistyczne — lipiec 2026“ i wysyłasz ją klientowi. Termin płatności najczęściej 14 lub 30 dni. Do tego dochodzi kilka obowiązków w tle: faktura musi trafić do Twojej ewidencji, VAT do rejestru, a całość — do KSeF.
Najwięcej pytań pojawia się w trzech miejscach: co dokładnie musi być na fakturze, jaka stawka VAT (zwłaszcza przy kliencie z zagranicy) i jak nie klepać tej samej faktury ręcznie co miesiąc.
Co musi zawierać faktura B2B
Faktura za usługi IT to zwykła faktura VAT — obowiązkowe elementy są te same co zawsze: data wystawienia i sprzedaży, numer, dane obu firm z NIP-ami, nazwa usługi, podstawa, stawka i kwota podatku. Pełną listę omawiamy w artykule co musi zawierać faktura VAT.
Kilka praktycznych wskazówek specyficznych dla kontraktów IT:
- Nazwa usługi — „usługi programistyczne zgodnie z umową z dnia…“ wystarczy; nie musisz wypisywać zadań z Jiry. Jeśli klient wymaga załącznika z ewidencją godzin, dołącz go obok faktury.
- Numeracja — trzymaj się jednego, ciągłego schematu (np.
FV/2026/08/01). Dziury w numeracji to pierwsze, o co pyta urząd. - Termin płatności — wpisany na fakturze kończy dyskusje o tym, kiedy mija.
VAT na usługach IT — Polska i zagranica
Przy polskim kliencie sprawa jest zwykle prosta: usługi programistyczne objęte są stawką 23%, fakturujesz z VAT (chyba że korzystasz ze zwolnienia podmiotowego — przy stawkach IT limit obrotu przekracza się jednak szybko).
Ciekawiej robi się, gdy klient jest z zagranicy:
- Firma z UE — miejsce świadczenia usług B2B przenosi się do kraju nabywcy. Wystawiasz fakturę bez polskiego VAT, z adnotacją „reverse charge“, a klient rozlicza podatek u siebie. Potrzebujesz rejestracji VAT-UE i numeru klienta w systemie VIES; transakcję wykazujesz też w informacji podsumowującej.
- Firma spoza UE — również fakturujesz bez polskiego VAT (miejsce świadczenia poza UE), adnotacja o odwrotnym obciążeniu nie zawsze jest wymagana, ale nie szkodzi.
Szczegóły i wyjątki opisuje serwis podatki.gov.pl — a przy pierwszej zagranicznej umowie warto po prostu potwierdzić schemat ze swoim księgowym. Raz ustawiony, powtarza się potem co miesiąc bez zmian.
Do tego dochodzi waluta: zagraniczny klient prawie zawsze płaci w euro lub dolarach, a Ty rozliczasz się w złotych. Zasady przeliczania (średni kurs NBP z dnia poprzedzającego) rozkładamy na czynniki pierwsze w artykule faktura w euro — jaki kurs NBP, a fakturę wystawisz od razu po angielsku.
Faktura co miesiąc? Niech wystawia się sama
Skoro co miesiąc zmienia się na fakturze tylko numer, okres i czasem liczba godzin — to znaczy, że robotę może wykonać automat. W MyFacturoo ustawiasz fakturę cykliczną raz: klient, pozycja, kwota (albo szablon do szybkiej korekty), dzień miesiąca — i kolejne faktury generują się same, z poprawną numeracją.
Do tego dochodzą rzeczy, które przy ręcznym fakturowaniu zawsze giną:
- przypomnienia o zaległych płatnościach — aplikacja sama upomni się o przeterminowaną fakturę;
- statusy płatności i linki do zapłaty — widzisz, co opłacone, klient może zapłacić z linku;
- koszty ze zdjęcia — fakturę za sprzęt czy software wrzucasz zdjęciem/PDF-em, OCR odczytuje dane i koszt jest gotowy do zatwierdzenia.
KSeF — e-faktura także dla jednoosobowego IT
Krajowy System e-Faktur dotyczy także jednoosobowych działalności — faktura B2B programisty jest zwykłą fakturą ustrukturyzowaną. W praktyce oznacza to tyle, że dokument oprócz PDF-a dla klienta musi trafić do systemu skarbowego. Jeśli KSeF to dla Ciebie nowość, zacznij od przewodnika KSeF dla małych firm i instrukcji jak wysłać fakturę do KSeF.
W MyFacturoo wysyłka do KSeF to jedno kliknięcie przy wystawianiu — a status każdej wysyłki (przyjęta, numer KSeF, ewentualny błąd) widzisz przy fakturze. Zagraniczny klient nic nie musi wiedzieć o polskim systemie: on dostaje swój czytelny dokument, KSeF dzieje się po Twojej stronie.
Checklist programisty na B2B
Na start kontraktu wystarczy pięć rzeczy:
- Schemat numeracji faktur ustalony raz, na cały rok.
- Klient dodany do bazy — z NIP (a przy UE: numerem VAT-UE zweryfikowanym w VIES).
- Ustalona stawka/adnotacja VAT — 23%, reverse charge albo zwolnienie.
- Faktura cykliczna ustawiona na dzień rozliczenia miesiąca.
- Wysyłka do KSeF i kopia PDF dla klienta — z jednego miejsca.
Wszystkie pięć punktów ogarniesz w MyFacturoo w kwadrans — konto zakładasz bez karty na app.myfacturoo.com/register, a jeśli fakturujesz za granicę, zobacz też stronę dla JDG w IT.
Artykuł ma charakter informacyjny i nie stanowi porady podatkowej — schemat VAT dla konkretnej umowy (zwłaszcza zagranicznej) potwierdź z księgowym.