Masz klienta w Berlinie i drugiego w Austin w tym samym miesiącu — i to samo pytanie od obu: „co z VAT-em na fakturze?“. Odpowiedź jest zaskakująco prosta i identyczna dla obu: żadnego. Polska faktura dla zagranicznej firmy — czy to z Niemiec, czy z USA — nie zawiera polskiego VAT-u. Diabeł tkwi w szczegółach dookoła: inaczej wygląda rejestracja, inaczej adnotacja na fakturze i inaczej ewidencja, zależnie od tego, czy klient siedzi w Unii, czy poza nią. Ten tekst rozkłada to na czynniki pierwsze — dla freelancera, software house’u i każdego, kto fakturuje usługi IT za granicę.
Zasada nr 1: miejsce świadczenia (art. 28b)
Usługi B2B rządzą się jedną nadrzędną zasadą: miejscem świadczenia jest siedziba nabywcy, nie sprzedawcy (art. 28b ustawy o VAT). Jeśli piszesz kod, robisz konsulting IT albo wdrożenie dla firmy z Niemiec albo z USA, usługę opodatkowuje się tam, gdzie siedzibę ma ta firma — nie w Polsce. Twoja faktura nie ma więc polskiej stawki VAT ani kwoty podatku; zamiast stawki wpisujesz NP — nie podlega.
Warto od razu rozróżnić NP od „zwolnienia z VAT“ — to nie to samo. Zwolnienie (np. dla drobnych przedsiębiorców do limitu obrotu) oznacza, że transakcja mieści się w polskim systemie VAT, ale ustawodawca z niego zwalnia. NP działa inaczej: usługa w ogóle nie podlega polskiej ustawie o VAT, bo miejsce jej opodatkowania ustawodawca umieścił za granicą, w kraju nabywcy. W praktyce oznacza to, że taką sprzedaż traktujesz i dokumentujesz odrębnie od krajowej — a jak zobaczysz niżej, różnice pojawiają się już na poziomie tego, czy klient jest z UE, czy spoza niej.
Klient z UE: VAT-UE i odwrotne obciążenie
Jeśli Twój pierwszy zagraniczny klient siedzi w Unii — Niemcy, Francja, Irlandia, dowolny kraj UE — zanim wystawisz mu fakturę, musisz zarejestrować się jako podatnik VAT-UE. Robi się to na formularzu VAT-R, wypełniając część C.3 („Informacja w zakresie wykonywania transakcji wewnątrzwspólnotowych“), w urzędzie skarbowym właściwym dla VAT. Kluczowy jest moment: rejestracja musi nastąpić przed pierwszą taką usługą — jak wprost ujmuje to serwis Ministerstwa Finansów, rejestracji trzeba dokonać, „zanim zaczniesz świadczyć usługi albo zanim dokonasz pierwszej wewnątrzwspólnotowej transakcji“. Dotyczy to również przedsiębiorców korzystających ze zwolnienia z VAT w Polsce — rejestracja do VAT-UE niczego w tym zwolnieniu nie zmienia, dochodzi po prostu dodatkowy obowiązek przy transakcjach unijnych.
Na samej fakturze dla klienta z UE muszą się znaleźć: Twój numer VAT-UE i numer VAT-UE nabywcy (z prefiksem kraju, np. DE dla Niemiec) oraz adnotacja „odwrotne obciążenie“ / „reverse charge“ (art. 106e ust. 1 pkt 18 ustawy o VAT) — bo to nabywca rozlicza podatek w swoim kraju, nie Ty. Zanim wystawisz fakturę, warto sprawdzić numer kontrahenta w systemie VIES — to kilka sekund, a chroni przed sytuacją, w której numer okaże się nieaktywny.
Do tego dochodzi obowiązek miesięczny: informacja podsumowująca VAT-UE, składana elektronicznie, w której wykazujesz usługi objęte art. 28b wykonane dla firm z innych krajów UE. To osobny formularz od JPK, a — co ważne dla dalszej części tego tekstu — obejmuje wyłącznie transakcje unijne. Usługi dla klientów spoza Unii do informacji podsumowującej nie trafiają w ogóle, bo z definicji dotyczy ona wyłącznie obrotu wewnątrzunijnego.
Klient z USA (i inne kraje poza UE)
Dla klienta spoza Unii — USA, Wielka Brytania, Szwajcaria, Kanada — zasada z art. 28b działa identycznie: usługę opodatkowuje kraj nabywcy, a Twoja faktura ma stawkę NP. Różnica zaczyna się w formalnościach wokół faktury.
Rejestracja VAT-UE i informacja podsumowująca dotyczą wyłącznie transakcji unijnych — dla sprzedaży do USA nie musisz rejestrować się do VAT-UE (chyba że robisz to niezależnie, bo fakturujesz też klientów z UE) ani wykazywać tej sprzedaży w informacji podsumowującej. Numer VAT-UE nabywcy też się nie pojawia na fakturze, bo firma z USA go po prostu nie ma.
Trudniejsze pytanie dotyczy adnotacji „odwrotne obciążenie“. Przepis (art. 106e ust. 1 pkt 18) każe ją stosować, gdy do rozliczenia podatku — polskiego, unijnego „podatku od wartości dodanej“ albo podatku o podobnym charakterze — zobowiązany jest nabywca. „Podatek od wartości dodanej“ to w ustawie o VAT pojęcie zarezerwowane dla podatku nakładanego w innym kraju UE (art. 2 pkt 11) — stąd przy kliencie unijnym sprawa jest jednoznaczna. USA nie ma jednak odpowiednika VAT-u na poziomie federalnym (tamtejszy sales tax działa inaczej, bez mechanizmu odwrotnego obciążenia po stronie nabywcy usług), więc w praktyce faktury dla amerykańskich kontrahentów najczęściej ograniczają się do samego „NP“, bez „odwrotnego obciążenia“. Ponieważ przepis odwołuje się też do „podatku o podobnym charakterze“, a systemy podatkowe krajów spoza UE bywają różne (VAT czy GST w Wielkiej Brytanii, Norwegii czy Australii to już inna sytuacja niż USA) — dokładne brzmienie adnotacji dla konkretnego kraju spoza Unii warto potwierdzić z księgowym, zamiast kopiować wzór faktury unijnej jeden do jednego.
Niezależnie od adnotacji, dobrze mieć w dokumentacji dowód, że nabywca faktycznie jest podatnikiem prowadzącym działalność — umowę, dane rejestrowe firmy, adres siedziby. To standardowa ostrożność przy każdej transakcji NP, nie tylko z USA.
Waluta, kurs i JPK
Fakturę dla zagranicznego klienta możesz wystawić w EUR, USD czy innej walucie — przy usługach NP nie ma wprawdzie kwoty VAT do przeliczenia na złote, ale sam przychód i tak trzeba wykazać w PLN. Zasada jest taka sama jak przy każdej fakturze walutowej: przeliczasz po średnim kursie NBP z ostatniego dnia roboczego poprzedzającego dzień powstania obowiązku podatkowego (analogicznie do art. 31a ustawy o VAT; do PIT stosuje się tę samą logikę). Pisaliśmy o tym szerzej w artykule o fakturze w euro — zasady przeliczania są identyczne niezależnie od tego, czy na fakturze jest VAT, czy NP.
W JPK_V7 usługi objęte art. 28b lądują w polu K_11 (w ewidencji) i P_11 (w deklaracji) — to zbiorcza wysokość podstawy opodatkowania z tytułu dostaw i usług, których miejsce świadczenia jest poza terytorium kraju. Jeśli usługa trafiła do klienta z UE i jest jednocześnie objęta obowiązkiem wykazania w informacji podsumowującej (czyli usługą, o której mowa w art. 100 ust. 1 pkt 4 ustawy), doliczasz ją dodatkowo do pola K_12 / P_12 — to podzbiór K_11, wyłącznie dla usług unijnych. Usługa dla klienta z USA trafia więc tylko do K_11/P_11, nigdy do K_12/P_12 — bo to pole z definicji dotyczy usług unijnych, nie transakcji z krajami trzecimi.
Po angielsku? Oczywiście
Skoro klient jest z Berlina albo z Austin, naturalne pytanie brzmi: czy faktura może być po angielsku? Tak — w relacjach B2B ani ustawa o VAT, ani Ordynacja podatkowa nie wymagają języka polskiego. Jedyne zastrzeżenie: podczas kontroli urząd może zażądać tłumaczenia na polski, a koszt tłumaczenia ponosi podatnik. Szerzej pisaliśmy o tym w artykule o fakturze po angielsku — razem z tym, jak połączyć angielski język dokumentu z walutą obcą i adnotacją reverse charge.
A co z KSeF?
Fakt, że nabywca jest zagraniczny, niczego nie zmienia w obowiązku KSeF — polski podatnik objęty tym obowiązkiem wystawia fakturę w KSeF tak samo, jak każdą inną. Różnica pojawia się po stronie odbioru: zagraniczny kontrahent nie ma dostępu do KSeF (nie ma polskiego NIP), więc dodatkowo przekazujesz mu wizualizację faktury — najczęściej PDF, z kodem QR do weryfikacji w systemie. Ten PDF nie jest osobnym dokumentem księgowym; fakturą pozostaje to, co trafiło do KSeF.
W strukturze logicznej FA(3) nabywcę bez polskiego NIP opisujesz w sekcji Podmiot2 jednym z trzech sposobów: kodem kraju UE i numerem VAT-UE (klient unijny), kodem kraju i innym numerem identyfikacyjnym (klient spoza UE, np. z USA) albo — gdy żadnego numeru nie da się przypisać — znacznikiem braku identyfikatora. To rozróżnienie dzieje się w tle, jeśli program do fakturowania poprawnie rozpoznaje dane kontrahenta; ręczne wypełnianie tej struktury to częste źródło błędów przy pierwszej fakturze KSeF dla klienta zagranicznego.
Jak to wygląda w MyFacturoo
W MyFacturoo cały ten proces sprowadza się do kilku wyborów na formularzu faktury, nie do pamiętania przepisów. Wybierasz język dokumentu — polski albo angielski — i walutę, do kilkudziesięciu dostępnych, z EUR i USD na czele, a właściwy średni kurs NBP z odpowiedniego dnia pobiera się sam. Numery VAT-UE obu stron i adnotacja „odwrotne obciążenie“ / „reverse charge“ trafiają na dokument, gdy fakturujesz firmę z UE; przy kliencie spoza Unii faktura zostaje przy NP. Dokument zasila rejestry VAT i JPK we właściwych polach, a wysyłka do KSeF — razem z PDF-em dla zagranicznego kontrahenta — dzieje się jednym kliknięciem.
Jeśli fakturujesz klienta z zagranicy po raz pierwszy, załóż konto w MyFacturoo i wystaw ten dokument bez ręcznego przepisywania numerów VAT-UE i kursów NBP do arkusza.
Artykuł ma charakter informacyjny i nie stanowi porady podatkowej. Zasady dotyczące konkretnego kraju kontrahenta spoza UE — zwłaszcza dokładnego brzmienia adnotacji na fakturze — warto potwierdzić z księgowym.