Перша фактура в новій країні — це завжди трохи страшно. Насправді польська фактура — річ абсолютно передбачувана: закон дає скінченний перелік полів, і якщо всі вони на місці, документ правильний. Нижче — цей перелік простими словами, строки, окремий випадок для тих, хто не платить VAT, і те, як усе це поєднується з системою KSeF.
Якщо ти ще тільки збираєшся реєструвати фірму, почни зі статті як відкрити JDG у Польщі — фактура йде вже після запису в CEIDG і отримання NIP.
Фактура, а не «рахунок»
Спершу термінологія, бо на ній спотикається майже кожен.
Українською ми звикли казати «виставити рахунок». У польській системі документ продажу називається faktura, і українською правильно казати саме фактура. «Рахунок» у Польщі — це або банківський рахунок, або застаріле поняття rachunek, яке давно поступилося місцем фактурі.
Це не просто мовна дрібниця: фактура — це бухгалтерський документ із визначеним законом складом полів, на підставі якого твій клієнт зараховує витрату, а ти — виручку. Документ, який ти сам собі назвав «рахунком» і зробив у текстовому редакторі, цієї ролі не виконує.
Обов’язкові елементи польської фактури VAT
Перелік визначає стаття 106e ust. 1 закону про VAT. Стандартна фактура містить:
- Дату виставлення.
- Порядковий номер, який однозначно ідентифікує фактуру.
- Назви (або імена та прізвища) продавця і покупця та їхні адреси.
- NIP продавця — твій польський податковий номер.
- NIP покупця.
- Дату продажу — здійснення поставки чи виконання послуги, якщо вона визначена і відрізняється від дати виставлення.
- Назву (вид) товару або послуги.
- Міру та кількість товарів або обсяг виконаних послуг.
- Ціну за одиницю нетто — без податку.
- Суми знижок, якщо вони не враховані в ціні за одиницю.
- Вартість продажу нетто.
- Ставку податку.
- Суму вартості продажу нетто з поділом за окремими ставками.
- Суму податку від сум нетто, з поділом за ставками.
- Загальну суму до сплати.
У особливих випадках додаються ще позначки — наприклад mechanizm podzielonej płatności (механізм розділеного платежу), metoda kasowa (касовий метод) чи samofakturowanie (самофактурування, коли документ виставляє покупець). Якщо не впевнений, чи стосується це тебе, — це питання до бухгалтера, а не до інтуїції.
Коли треба виставити фактуру
Базове правило одне і його легко запам’ятати: фактуру виставляють не пізніше 15 дня місяця, наступного за місяцем, у якому відбулася поставка товару або була виконана послуга (стаття 106i закону про VAT).
Тобто послугу, виконану 3 березня, треба зафактурувати до 15 квітня. На практиці немає жодного сенсу тягнути: чим раніше виставиш, тим раніше почнеться відлік строку оплати.
Фактура без VAT — коли ти zwolniony
Не платиш VAT? Ти все одно виставляєш фактуру — просто трохи іншу.
- Ти маєш право виставляти фактури, навіть якщо звільнений від VAT (zwolniony z VAT).
- На вимогу покупця виставити фактуру треба обов’язково — якщо він заявив таку вимогу протягом 3 місяців від кінця місяця, у якому відбувся продаж або ти отримав оплату.
- Замість ставки податку в документі стоїть позначка «zw» (zwolniona — звільнена).
- Правову підставу звільнення вказують при звільненні предметному — тобто коли від VAT звільнений сам вид послуги. При звільненні подмиотовому, тобто за лімітом обороту, цієї підстави не вимагають. Не впевнений, який у тебе випадок — уточни в бухгалтера, це рівно одне питання.
Ліміт звільнення за оборотом з 1 січня 2026 року становить 240 000 злотих на рік. Актуальні правила і винятки — в офіційному довіднику Міністерства фінансів про звільнення від VAT за оборотом.
Куди в цьому всьому KSeF
З 2026 року фактура між фірмами не просто друкується — вона проходить через KSeF, державну систему електронних фактур.
Коротко про дати: обов’язок виставляти фактури в KSeF охопив більшість фірм з 1 квітня 2026 року, а найменші — з місячними продажами до 10 000 злотих брутто — мають час до кінця 2026 року. Обов’язок отримувати фактури через KSeF стосується всіх уже з 1 лютого 2026 року. Протягом усього 2026 року за помилки кар не накладають.
Для тебе це означає одну практичну річ: інструмент, у якому ти виставляєш першу фактуру, має вміти надіслати її до KSeF і показати статус відправки. Деталі — терміни, структура FA(3), коригування — розібрані в окремій статті KSeF українською.
Якою мовою виставляти фактуру
Для B2B-транзакцій фактуру можна виставити іноземною мовою — наприклад англійською, якщо клієнт закордонний. Але будь готовий на вимогу податкового органу надати переклад польською.
Практична порада: польська мова документа — шлях найменшого опору. Твій бухгалтер, твій клієнт і контролюючий орган працюють польською, і стандартний польський документ ні в кого не викликає питань. Мова, якою ти сам заповнюєш поля, — то вже зовсім інша річ.
Найчастіші помилки в першій фактурі
- Немає NIP покупця при продажу B2B — класика і найчастіша причина проблем.
- Пропущена дата продажу, коли вона відрізняється від дати виставлення.
- Неправильна ставка VAT або відсутній поділ сум за ставками (пункти 13–14 переліку).
- Непослідовна нумерація — номер має однозначно ідентифікувати фактуру в межах серії. Пропуски і повтори — привід для питань.
- Помилка в даних клієнта. З 2026 року покупець уже не виправляє формальні дані сам — будь-яку помилку коригує продавець окремою коригуючою фактурою. Тому NIP і назву фірми варто перевірити один раз при додаванні клієнта в базу.
Як це виглядає в MyFacturoo
Сенс у тому, щоб не тримати перелік з 15 пунктів у голові:
- Інтерфейс українською — ти заповнюєш поля рідною мовою, без словника.
- Фактура польською або англійською — стандартний документ, який без питань приймуть і клієнт, і твій польський бухгалтер.
- Обов’язкові поля рахуються самі — дані фірми, клієнт із бази разом з NIP, позиції зі ставками і суми.
- Позначка «zw» і решта аднотацій підставляються з налаштувань, а не набираються руками.
- Відправка до KSeF одним кліком зі статусом кожної відправки і структурою FA(3).
- 26+ валют із середнім курсом NBP, налаштована нумерація і мобільний застосунок.
Створи акаунт у MyFacturoo і виставиш першу польську фактуру за кілька хвилин — інтерфейсом українською.
Часті питання
Чи можу я виставити фактуру фізичній особі? Так, на її вимогу. У споживача немає NIP, тож це поле залишається порожнім, а решта обов’язкових елементів не змінюється. Якщо продаєш споживачам регулярно, порядок документування узгодь з бухгалтером.
Чи потрібен підпис і печатка? Ні. Перелік обов’язкових елементів підпису не містить — це поширений міф.
Що робити, якщо я помилився в сумі? Виставити коригуючу фактуру (faktura korygująca). Виправляти документ «поверх» або видаляти його не можна.
Чи можна виставити фактуру в євро? Так, суму можна виразити в іноземній валюті — але суму VAT перераховують на злоті за відповідним курсом NBP.
Актуальні правила, форми та правові підстави перевіряй в офіційних джерелах Міністерства фінансів: podatki.gov.pl/vat та ksef.podatki.gov.pl. Конкретні випадки — особливо ставки та аднотації — підтверджуй з бухгалтером.