Obowiązkowy KSeF ma „zęby“ — ustawa przewiduje kary za wystawianie faktur z pominięciem systemu. Dobra wiadomość jest taka, że rok 2026 jest okresem bez kar, a sankcje zaczną obowiązywać dopiero od 1 stycznia 2027. To nie znaczy jednak, że temat można zignorować: warto wiedzieć, za co dokładnie grożą kary, ile wynoszą i jak ułożyć fakturowanie, żeby nigdy się z nimi nie spotkać.
Za co grożą kary
Sankcje wynikają z art. 106ni ustawy o VAT i dotyczą sytuacji, gdy podatnik wbrew obowiązkowi:
- nie wystawił faktury ustrukturyzowanej przy użyciu KSeF,
- w czasie awarii lub niedostępności systemu wystawił fakturę niezgodnie z udostępnionym wzorem (poza obowiązującą strukturą FA),
- nie przesłał w wymaganym terminie do KSeF faktury wystawionej w trybie offline lub podczas awarii.
Innymi słowy: karane jest omijanie systemu albo niedopełnienie obowiązku dosłania faktury po awarii — nie zwykłe, techniczne potknięcie w treści dokumentu.
Ile wynoszą kary
Naczelnik urzędu skarbowego może nałożyć karę w wysokości:
- do 100% kwoty podatku wykazanego na fakturze wystawionej poza KSeF,
- a jeśli na fakturze nie ma VAT — do 18,7% kwoty należności ogółem.
Dwie rzeczy są tu kluczowe. Po pierwsze, to górne granice („do“), a nie kwoty sztywne — nie istnieje żaden minimalny próg kary, a urząd może ją miarkować w dół w zależności od okoliczności naruszenia (art. 189d Kodeksu postępowania administracyjnego). Po drugie, wskaźnik 18,7% nie jest przypadkowy — to udział 23% VAT w kwocie brutto (23/123), więc dotyczy pełnej kwoty należności ogółem. Karę płaci się w ciągu 14 dni od decyzji, bez wezwania.
Okres bez kar — cały 2026 rok
Najważniejsza informacja dla większości firm: kary z art. 106ni nie mają zastosowania do naruszeń popełnionych do 31 grudnia 2026 roku. Zaczynają obowiązywać dopiero od 1 stycznia 2027. To rozwiązanie ustawowe, a nie doraźna deklaracja — rok 2026 ma służyć nauce i stabilizacji procesów.
W 2026 obowiązuje też kilka innych ułatwień przejściowych:
- faktury dla konsumentów (B2C) pozostają poza KSeF (dobrowolnie),
- sprzedaż z kas fiskalnych i paragony z NIP mogą być wystawiane po staremu do końca 2026 r.,
- nie trzeba podawać numeru KSeF w płatnościach (także przy split payment),
- najmniejsze firmy (sprzedaż do 10 tys. zł miesięcznie) mają czas do 1 stycznia 2027.
Uwaga: odpowiedzialność karna skarbowa to osobna sprawa
Okres bez kar dotyczy sankcji administracyjnych z ustawy o VAT — nie wyłącza odpowiedzialności karnej skarbowej (Kodeks karny skarbowy). Za nierzetelne lub fikcyjne faktury odpowiedzialność z art. 62 KKS obowiązuje przez cały 2026 rok, bez okresu ochronnego.
Jednocześnie ustawa unika podwójnego karania: dla „czysto proceduralnych“ naruszeń KSeF (wystawienie poza systemem, spóźnione dosłanie faktury offline) postępowania karnoskarbowego się nie wszczyna — te przypadki obejmuje kara administracyjna. To rozróżnienie bywa przedmiotem sporów interpretacyjnych, więc w razie wątpliwości warto potwierdzić sytuację z księgowym.
Jak uniknąć kar — w praktyce
Recepta jest prosta i sprowadza się do jednego: wystawiaj faktury narzędziem, które robi zgodność za Ciebie. Konkretnie:
- narzędzie buduje poprawną strukturę FA(3) i wysyła fakturę do KSeF, pokazując status „przyjęta“,
- przy awarii systemu kolejkuje wysyłkę i ponawia ją w terminie, żeby nie przegapić obowiązku dosłania,
- masz uporządkowaną bazę NIP-ów, bo błędny NIP to najczęstsza przyczyna odrzucenia.
Okres bez kar w 2026 jest właśnie po to, żeby przećwiczyć proces na spokojnie — zanim od 2027 roku zaczną obowiązywać sankcje.
Jak MyFacturoo pomaga
MyFacturoo powstało z myślą o zgodności z KSeF, więc kary pozostają problemem teoretycznym:
- Faktury gotowe na KSeF — poprawna struktura FA(3) powstaje w tle.
- Wysyłka jednym kliknięciem i widoczny status — od razu widzisz, czy faktura została przyjęta, czy wymaga poprawki. Szczegóły w przewodniku jak wysłać fakturę do KSeF.
- Obsługa awarii — gdy system nie odpowiada, wysyłka trafia do kolejki i jest ponawiana automatycznie, więc nie przegapisz terminu dosłania.
Możesz zacząć za darmo i ułożyć proces jeszcze w okresie bez kar — zanim kalendarz zrobi to za Ciebie.
Najczęstsze pytania
Czy grożą mi kary za KSeF w 2026 roku? Nie. Kary administracyjne z art. 106ni dotyczą naruszeń popełnionych od 1 stycznia 2027 r. Rok 2026 jest okresem bez kar.
Ile wynosi kara za brak KSeF? Do 100% kwoty VAT z faktury wystawionej poza systemem, a przy fakturze bez VAT — do 18,7% kwoty należności ogółem. To górne granice; kara może być niższa.
Co, jeśli KSeF nie działa? Możesz wystawić fakturę w trybie offline i przesłać ją do systemu w wymaganym terminie (najpóźniej następnego dnia roboczego). Karane jest dopiero niedopełnienie obowiązku dosłania.
Czy odpowiedzialność karna skarbowa też jest zawieszona? Nie. KKS to osobny reżim — nierzetelne i fikcyjne faktury podlegają mu przez cały 2026 rok.
Podstawy prawne i aktualne informacje znajdziesz w serwisie Ministerstwa Finansów: ksef.podatki.gov.pl. Szczegóły swojej sytuacji potwierdź z księgowym, a jeśli dopiero układasz fakturowanie w KSeF — zacznij od przewodnika KSeF dla małych firm.