Comarch ERP Optima to jeden z najpopularniejszych programów w polskich biurach rachunkowych. Jeśli Twoja księgowa go używa, prawdopodobnie zna to z autopsji: koniec miesiąca, a ktoś ręcznie przepisuje do Optimy dziesiątki faktur sprzedaży klienta. To strata czasu i źródło literówek — a da się inaczej. Faktury można zaimportować z pliku, zamiast wpisywać jedną po drugiej.
Jak faktury trafiają do Comarch Optima
Optima przyjmuje dokumenty na kilka sposobów:
- Ręczne wprowadzanie — najwolniejsze i najbardziej podatne na błędy.
- Comarch OCR — odczyt skanów i zdjęć faktur do rejestru VAT.
- Praca rozproszona (pliki XML) — natywny mechanizm wymiany dokumentów Optimy (o nim niżej).
- Import JPK_VAT do rejestrów VAT — przyjmuje też pliki z programów innych producentów, ale Comarch zaznacza, że taki plik nie zawiera wszystkich danych i po imporcie dokumenty trzeba zweryfikować.
- KSeF — od 2026 roku Optima pobiera faktury bezpośrednio z Krajowego Systemu e-Faktur (o tym na końcu).
Dla faktur sprzedaży wystawionych w zewnętrznym programie najczęściej najwygodniejsza jest Praca rozproszona.
Praca rozproszona — import pliku XML
Praca rozproszona to model wymiany danych, w którym dokumenty (m.in. rejestry VAT, faktury sprzedaży i zakupu, zapisy kasowo-bankowe) przesyła się między firmą a księgowością w postaci plików XML. Biuro wczytuje je w Optimie przez menu Narzędzia → Praca rozproszona → Import.
Dwie praktyczne zalety:
- Kontrahent jest rozpoznawany po NIP (lub kodzie) — jeśli go nie ma, Optima zakłada kartę automatycznie.
- Każdy dokument ma unikalny identyfikator, który chroni przed dwukrotnym zaimportowaniem tego samego wpisu.
Warto wiedzieć, że pełny opis struktury tych plików XML Comarch udostępnia wyłącznie Autoryzowanym Partnerom — to format ustandaryzowany, ale zamknięty. W praktyce oznacza to, że plik musi wygenerować program, który tę strukturę zna.
Eksport z MyFacturoo do Optimy
I tu wchodzi MyFacturoo. Faktury sprzedaży wystawione w aplikacji możesz wyeksportować do pliku gotowego dla księgowej:
- plik XML w strukturze zgodnej z Pracą rozproszoną Optimy (rejestr sprzedaży VAT wraz z kartami kontrahentów),
- oraz plik CSV — gdy księgowa woli zestawienie tabelaryczne.
Księgowa importuje taki plik w Optimie i ma komplet faktur bez przepisywania. Zamiast wysyłać jej PDF-y do przeklejania, przekazujesz gotowe dane — szybciej i bez pomyłek. To naturalne rozszerzenie współpracy z biurem rachunkowym bez maili.
A co z KSeF?
Od 2026 roku obieg faktur zmienia KSeF. Comarch Optima ma wbudowaną, dwukierunkową integrację z Krajowym Systemem e-Faktur (na schemacie FA(3)) — potrafi zarówno wysyłać faktury, jak i pobierać je wprost z KSeF, skąd trafiają na listę do zaksięgowania.
Docelowo to KSeF będzie głównym kanałem, którym faktury sprzedaży dotrą do biura. Zanim jednak obowiązek obejmie wszystkich (wystawianie od 1 lutego lub 1 kwietnia 2026 r.), a także dla dokumentów spoza KSeF, eksport pliku pozostaje wygodną, sprawdzoną drogą. Więcej o samym systemie: KSeF dla małych firm.
Dla biura rachunkowego
MyFacturoo to nie tylko eksport pliku. W koncie dla biur rachunkowych (0 zł) księgowa prowadzi wielu klientów w jednym panelu:
- portfolio klientów z przeglądem rozliczeń,
- masowa klasyfikacja z auto-dopasowaniem dokumentów,
- JPK zbiorczo dla wielu firm,
- eksport do Comarch Optima — bez ręcznego przepisywania faktur.
Jak zacząć
Jeśli prowadzisz firmę, wystawiaj faktury w MyFacturoo i przekazuj księgowej gotowy plik do Optimy. Jeśli prowadzisz biuro rachunkowe — załóż bezpłatne konto biura i podłącz klientów.
Załóż darmowe konto i zamień przepisywanie faktur na import jednego pliku.
Najczęstsze pytania
Czy MyFacturoo eksportuje faktury w formacie Optimy? Tak — generuje plik XML zgodny z Pracą rozproszoną Optimy (rejestr sprzedaży VAT i kontrahenci) oraz plik CSV. Księgowa wczytuje go przez Narzędzia → Praca rozproszona → Import.
Czy fakturę wgrywa się do Optimy jako JPK_FA? Nie. Optima importuje do rejestrów VAT pliki JPK_VAT (nie JPK_FA), a natywnym formatem wymiany dokumentów jest Praca rozproszona (XML). JPK_FA to struktura kontrolna dla urzędu, nie kanał przenoszenia faktur.
Czy import eliminuje sprawdzanie dokumentów? Import ogranicza przepisywanie do zera, ale dobrą praktyką pozostaje kontrola zaimportowanych pozycji — zwłaszcza przy plikach JPK_VAT, które Comarch opisuje jako uproszczone.
Czy przy KSeF eksport do Optimy będzie jeszcze potrzebny? Z czasem coraz mniej — Optima pobiera faktury wprost z KSeF. Do tego czasu i dla dokumentów spoza KSeF eksport pliku pozostaje przydatny.
Współpraca z biurem na Optimie sprowadza się do jednej zasady: im mniej ręcznego przepisywania, tym mniej błędów i szybsze rozliczenia. Plik zamiast pliku PDF-ów do przeklejania to najprostszy krok w tę stronę.