Донедавна надіслати фактуру означало згенерувати PDF і додати його до листа. З 1 лютого 2026 року фактури ми вже отримуємо через Krajowy System e-Faktur, а з 1 квітня 2026 переважна більшість фірм — зокрема одноосібні діяльності та малі товариства — має обов’язок також їх там виставляти. На практиці «надіслати фактуру» сьогодні означає передати її до KSeF і отримати номер, який система присвоює документу.
Звучить поважно, але сам процес простіший, ніж здається — особливо коли інструмент робить більшість речей за тебе. Нижче конкретна інструкція: що підготувати, як надіслати фактуру крок за кроком, що діється після відправки і що робити, коли KSeF саме не відповідає.
Перш ніж надішлеш — що треба мати
Відправка до KSeF потребує трьох речей:
- Способу автентифікації. Система розпізнає тебе, зокрема, через Profil Zaufany, кваліфікований підпис, кваліфіковану печатку, токен або certyfikat KSeF. Сертифікати KSeF видають з 1 листопада 2025 року, а юридичної сили вони набули з 1 лютого 2026 року; плани щодо подальшої долі токенів змінювалися, тож якщо користуєшся токеном — перевір актуальний статус безпосередньо на ksef.podatki.gov.pl, а сертифікат оформи заздалегідь. На практиці найчастіше достатньо один раз поєднати повноваження з програмою для фактурування, і до KSeF вручну при кожній фактурі ти не заходиш.
- Інструмента, сумісного зі структурою FA(3). З 1 лютого 2026 обов’язковим зразком структурованої фактури є логічна структура FA(3). Фактура має потрапити до системи як правильний файл у цій структурі — шаблон у таблиці, який ти правиш руками, цього не зробить.
- Правильних даних. KSeF перевіряє кожен файл і відхиляє документи з помилками. Описка в номері NIP або відсутнє поле здатні зупинити відправку, тож варто мати впорядковану базу контрагентів.
Якщо хочеш зрозуміти, чим саме є структурована фактура і як виглядає структура FA(3), заглянь до нашого путівника польською faktura ustrukturyzowana FA(3).
Як надіслати фактуру до KSeF — крок за кроком
У доброму фактурному застосунку весь шлях — це кілька кліків. Розкладімо його на етапи:
- Підготуй дані фактури. Обери контрагента з бази (з правильним NIP), додай позиції з відповідними ставками VAT, установи строк оплати. Це той самий етап, який ти знаєш із «паперового» фактурування.
- Виставиш фактуру в структурі FA(3). Програма перетворює введені дані на правильний XML-файл, сумісний зі зразком FA(3). Тобі не треба знати деталей структури — інструмент будує її у фоні.
- Надішли документ до KSeF. Після затвердження фактура передається до системи з використанням твоєї автентифікації. Якщо програма має поєднані повноваження, це відбувається одним кліком.
- Дочекайся номера KSeF. Система перевіряє файл і — якщо все збігається — присвоює фактурі номер KSeF та видає офіційне підтвердження отримання (UPO). Номер KSeF не є частиною самої фактури; він з’являється лише після позитивної перевірки.
- Перевір статус. Фактура має змінити статус на «надіслана», а потім «прийнята». Статус «відхилена» означає помилку в даних — документ треба виправити і надіслати повторно. Це важливо: фактура, відхилена KSeF, це фактура, якої формально немає.
- Передай фактуру покупцю (за потреби). Контрагент, який є фірмою, забере фактуру безпосередньо в KSeF. Ніщо не заважає додатково надіслати йому зрозумілий PDF — але формально рахується документ у системі.
Що діється після відправки
Дві речі варто зрозуміти, бо вони змінюють спосіб мислення про дату і доставку.
Коли фактура «виставлена». В онлайн-режимі структуровану фактуру вважають виставленою в день передачі її до KSeF — не в день, коли ти вписав дані, і не в день присвоєння номера. Це істотно для фактур, які виставляють «на стику місяця».
Номер KSeF і UPO. Номер KSeF однозначно ідентифікує фактуру в системі й повертається в UPO. З цього моменту документ доступний і тобі, і покупцю — зникає розмова «я не отримав фактуру» і зникають дублікати.
Фактури закупівлі. Пам’ятай, що обіг працює в обидва боки: фактури від твоїх постачальників також чекають у KSeF. Обов’язок отримувати фактури через KSeF охопив усіх уже з 1 лютого 2026 — зокрема найменші фірми, які з виставленням мають час до 2027 року. Тож варто регулярно забирати витрати з системи, а не покладатися на пошту.
Що робити, коли KSeF не відповідає
Система буває недоступною, а фактуру часом треба виставити «тут і зараз». Для цього існує режим offline24: виставляєш фактуру поза системою, а потім передаєш її до KSeF найпізніше наступного робочого дня. У цьому режимі датою виставлення є дата, вказана на фактурі (поле P_1), а не дата передачі.
На практиці тобі не треба знати ці процедури напам’ять — але інструмент, яким ти користуєшся, має обслуговувати їх автоматично: поставити відправку в чергу і повторити її, коли система повернеться, без ручного стеження за строками.
Найчастіші помилки при відправці
- Помилковий NIP контрагента — найчастіша причина відхилення. Зроби одноразовий перегляд бази клієнтів, перш ніж помилка заблокує тебе в поспіху.
- Неповні дані — відсутність обов’язкового поля означає, що файл не пройде перевірку. Якщо не знаєш, що має містити фактура VAT, перевір це завчасно.
- Ігнорування статусу — надіслати це не те саме, що прийняти. Без видимого статусу легко проґавити відхилену фактуру, якої формально не існує.
Як MyFacturoo надсилає фактури до KSeF
MyFacturoo постав із думкою про сумісність із KSeF, а не про тимчасові обхідні шляхи. На практиці це виглядає так:
- Виставляєш як зазвичай, файл FA(3) постає у фоні — обираєш клієнта і позиції, а до системи потрапляє правильна структурована фактура.
- Відправка одним кліком і видимий статус — кожна відправка має свій статус та історію, тож ти одразу бачиш, чи фактуру прийнято, чи вона потребує виправлення.
- Номер KSeF і UPO в одному місці — без перенесення номерів і пошуку підтверджень.
- Обслуговування аварій — коли система не відповідає, відправка потрапляє до черги і повторюється автоматично.
- Інтерфейс українською, фактура польською або англійською — ти працюєш рідною мовою, а бухгалтер отримує стандартний польський документ, без надсилання файлів поштою.
Створи акаунт у MyFacturoo і пройди весь шлях — від виставлення фактури до її статусу в KSeF — на власних даних.
Найчастіші питання
Чи кожну фактуру я мушу надсилати до KSeF? Якщо твоя фірма вже підлягає обов’язку (з 1 квітня 2026 це більшість платників), фактури B2B ти виставляєш і передаєш через KSeF. Фактури для приватних осіб (споживачів) регулюються окремими правилами — деталі варто підтвердити в сервісі Міністерства фінансів і з бухгалтером.
Коли фактура формально виставлена? В онлайн-режимі — у день передачі її до KSeF. У режимі offline24 — у даті, вказаній на фактурі (поле P_1), з обов’язком дослати документ найпізніше наступного робочого дня.
Звідки я знаю, що відправка вдалася? Після позитивної перевірки фактура отримує номер KSeF і UPO, а її статус змінюється на «прийнята». Статус «відхилена» означає, що дані треба виправити.
Чи мушу я входити до KSeF при кожній фактурі? Ні, якщо користуєшся програмою з поєднаними повноваженнями — тоді відправка відбувається з рівня застосунку. Ручний вхід до урядових інструментів залишається для виняткових ситуацій.
Актуальні приписи й правові підстави завжди знайдеш в офіційному сервісі Міністерства фінансів: ksef.podatki.gov.pl. Деталі своєї ситуації варто підтвердити з бухгалтером — а сам процес відправки налаштувати так, щоб сумісність діялася у фоні, а не на твоїй голові. Якщо тільки починаєш із системою, почни з нашого путівника KSeF для малих фірм.